16. Juli 2021 peter minichmayr

Büro- und Firmenumzug – Darauf sollten Sie achten

Ihre Mitarbeiter brauchen mehr Platz, oder Sie sind mit dem derzeitigen Standort nicht mehr zufrieden. Dann ist es an der Zeit einen Umzug planen. Sie erinnern sich sicher noch an Ihren letzten Privatumzug. Irgendwie hat am Ende doch alles geklappt. Mit viel Improvisation, Änderungen in letzter Minute und jeder Menge persönlichem Einsatz. Bei einem Büro- oder Firmenumzug sollten Sie bereits bei der Planung nichts dem Zufall überlassen. Wir haben in den letzten 10 Jahren zirka 100.000 Arbeitsplätze übersiedelt, und kennen alle Herausforderungen, Schwierigkeiten und Planungsschritte die ein solches Projekt mit sich bringt. Wer nämlich einen Firmenumzug plant, der sollte den Organisationsaufwand auf keinen Fall unterschätzen. Letztlich ist es dabei aber unwichtig, ob nur das Büro umzieht oder mitunter der gesamte Betrieb inklusive aller Maschinen – mit einer entsprechend guten Vorbereitung kann man hier Zeit und vor allem Geld sparen.

Worauf es ankommt, wenn man Umzugsunternehmen miteinander vergleicht

Man sollte im Vorfeld einen Blick auf Firmen in der Nähe werfen, die Büroumzüge bzw. Firmenübersiedlungen anbieten. Es ist ratsam einen Vergleich anzustellen. Da wird man auch relativ schnell bemerken, dass es doch ein paar Unterschiede gibt. So etwa im Bereich der Leistungen, aber auch dann, wenn es um den Preis geht. Aus diesem Grund sollte man bereits drei bis vier Monate vor dem geplanten Umzug Kontakt mit einer Umzugsfirma aufnehmen. Besichtigung , Termin- und Ablaufplanung, Einsatz von Verpackungsmaterial, Personal und Fahrzeugen sowie die  detaillierte Angebotserstellung sind Arbeitsschritte die einiges an Zeit benötigen. Neben der Frage, welches Umzugsunternehmen soll engagiert werden, ist auch zu klären, wie das alte Büro zurückgelassen werden kann. Sind noch Renovierungen erforderlich? Wenn ja, werden diese noch vor dem Umzug erledigt oder kann man die Arbeiten erst nach der Übersiedlung durchführen? Es ist zu klären, wie zurückgelassene Büromöbel und Einrichtungen, die am neuen Standort nicht mehr benötigt werden, verwertet oder entsorgt werden können.

Bis zu 500 Mitarbeiter an einem Wochenende übersiedelt

Dem Projektmanagement kommt bei der Planung und Organisation von Büroumzügen, eventuell mit mehreren Standorten, eine besonders wichtige Bedeutung zu. Mit der Erfahrung der letzten zwei Jahrzehnte, einem modernen Projektmanagementtool und über 60 qualifizierten Vollzeit-Mitarbeitern, machen wir auch Ihren Büroumzug zu einem überschaubaren Projekt. Detaillierte Leistungsdefinitionen und Zeitfenster zerlegen auch den größten Betriebsumzug in überschaubare und kontrollierbare Einheiten.  So behalten Sie bei den wesentlichen Fragen wie Zeitplan, Mengenverlauf und Budgettreue immer den Überblick.

Mitarbeiter einbinden und Kunden informieren

Zudem ist es wichtig, dass man die Mitarbeiter einbindet und die Kunden, je nachdem, welche Leistungen angeboten werden, informiert, dass der Betrieb mitunter für ein bis zwei Tage gänzlich ausgesetzt wird bzw. nur eingeschränkt zur Verfügung steht. Denn man muss auch die gesamte Infrastruktur übersiedeln – dazu gehören Telefon- und Internetleitungen, Computer, Server, Drucker oder der Archivbestand. Kleinigkeiten wie neue Emailsignaturen, Visitkarten, Adressänderungen auf Rechnungen und Geschäftspapieren, sowie Informationen über die sozialen Medien sollten ebenfalls zeitgerecht in das Projektmanagement aufgenommen werden.

Die Zeit nach dem Umzug

Aber nicht nur die Zeit vor dem Umzug ist zu beachten. Es gibt auch die Zeit, die unmittelbar nach der Übersiedlung stattfindet. Wir nennen das “First-Level-Support” Dabei haben Ihre Mitarbeiter die Gelegenheit für Kleinigkeiten wie die exakte Einstellung des neuen Arbeitsplatzes oder der Montage von Bildern eine helfende Hand zur Seite zu haben. Auch ist die Leistung der Umzugsfirma zu überprüfen. Wo gearbeitet wird, können mitunter auch Fehler passieren. Schäden sind der Umzugsfirma unverzüglich zu melden, sodass in weiterer Folge die Versicherungsabwicklung sichergestellt werden kann. Mitunter wollen Sie auch eine Einstandsfeier planen – Ihre Mitarbeiter haben das verdient, weil Umzüge eine nicht zu unterschätzende Belastung darstellen können.

Lieber mit Profis zusammenarbeiten

Ein Firmenumzug ist ein Großprojekt. Aus diesem Grund sollte man rechtzeitig damit beginnen, entsprechende Vorbereitungen zu treffen und sollte unbedingt mit einer erfahrenen Umzugsfirma zusammenarbeiten. Denn auch wenn man meint, einen Umzug nebenbei erledigen zu können, so wird man relativ schnell bemerken, dass das in fast allen Fällen nicht möglich ist. Mit den Profis von Frachtmeister, sind Sie immer auf der sicheren Seite. Planung, Organisation und Durchführung – Alles aus einer Hand. Wir lieben Umzüge – und das täglich!  
Umzugsplanung
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